Was solltest du bei der B2B-Neukundenansprache beachten?

Du willst neue Geschäftskunden in Deutschland, Österreich oder der Schweiz per E-Mail oder Telefon ansprechen. Damit das planbar wird, brauchst du drei Dinge: eine gute Recherche, einen klaren Ablauf und saubere Nachweise. Hier findest du ein Muster, wie du das in deinen Vertrieb einbauen kannst.

Bei der Ansprache neuer Geschäftskunden kommt es auf Land, Kanal und Kundenbeziehung an. Wer das früh im Ablauf berücksichtigt, spart später Nacharbeit.

Dieser Artikel gibt dir einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Es geht um E-Mail und Telefon, nicht um Nachrichten über Netzwerke wie LinkedIn.

Drei Punkte für die Vorbereitung deiner Ansprache

Stark vereinfacht besteht die Ansprache aus vier Schritten: Firmen finden, Ansprechpartner und Adresse heraussuchen, Mail schreiben, senden. Drei Punkte solltest du dir dabei genauer ansehen.

  • Den Rechercheaufwand kennen. Eine Mitschrift über eine typische Arbeitswoche gibt dir einen ersten Anhaltspunkt. Vorhandene Zeitdaten oder ein längerer Zeitraum helfen, Schwankungen einzuordnen. Die Zahl brauchst du später für die Rechnung am Ende des Beispiels.
  • Die Rahmenbedingungen klären. Für Werbung per E-Mail und Telefon und für den Umgang mit Kontaktdaten gibt es in Deutschland, Österreich und der Schweiz jeweils eigene Regeln. Kläre einmal für deinen Ablauf, welche Kontaktwege du für welche Kontakte nutzt, und halte das fest.
  • Die Herkunft der Daten dokumentieren. Notiere zu jedem Kontakt, woher die Daten stammen und auf welcher Grundlage du ihn ansprichst. Das macht deine Ansprache nachvollziehbar, auch wenn jemand nachfragt.

Ein Werkzeug kann Recherche, Dokumentation und Prüfung erleichtern. Die Entscheidung, wen du wie ansprichst, bleibt bei dir.

Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz

Die drei Länder regeln Werbung per E-Mail und Telefon unterschiedlich, auch im B2B-Bereich. Unterschiede gibt es etwa bei der Frage, wann eine Einwilligung nötig ist, wie Bestandskunden behandelt werden und was für Anrufe gilt. Dazu kommen Datenschutzpflichten, sobald du Daten von Ansprechpartnern verarbeitest, zum Beispiel Informations- und Widerspruchsrechte. Ein erkennbarer Absender und eine einfache Möglichkeit, sich abzumelden, gehören in allen drei Ländern zu einer sauberen Werbe-Mail.

Wenn du in mehreren Ländern ansprichst, lohnt es sich, deinen Ablauf einmal rechtlich prüfen zu lassen und die Ergebnisse als Regeln in die Pipeline zu übernehmen.

Ein möglicher Ablauf: eine Pipeline mit Prüfschritt

Eine Möglichkeit ist, die Prüfung des Kontaktwegs als eigenen Schritt in die Pipeline einzuplanen. So könnte die Kette aussehen:

  1. Zielunternehmen finden. Ein Agent sucht auf Firmenebene passende Unternehmen aus Registerdaten, Branchenverzeichnissen und öffentlichen Web-Signalen und erstellt pro Woche eine kuratierte Liste.
  2. Kontaktweg und Grundlage je Kontakt festhalten. Für jeden Ansprechpartner steht in der Liste: Land des Empfängers, Herkunft der Daten, vorhandene Nachweise und bestehende Kundenbeziehung.
  3. Kontaktweg auswählen. Jeder Kontakt bekommt den Kanal, den deine Regeln für ihn vorsehen: E-Mail, Anruf oder vorerst keinen. Ohne passenden Weg bleibt die Firma auf einer Beobachtungsliste, bis sie selbst Kontakt aufnimmt, etwa über eine Anfrage oder eine Messe.
  4. Personalisierter Entwurf. Für die ausgewählten Kontakte schreibt ein Agent einen Entwurf mit Kontext über das Zielunternehmen, nicht ein Template mit Platzhaltern.
  5. Menschliche Freigabe. Jeder Entwurf wandert in einen Freigabekanal, etwa in Slack. Ein Mensch prüft, editiert oder lehnt ab.
  6. Absender, Abmeldung und Datenschutzhinweise einplanen. Dazu gehören ein erkennbarer Absender, eine funktionierende Abmeldung und die nötigen Datenschutzhinweise. Wer widerspricht oder sich abmeldet, wird sofort für weitere Werbung gesperrt.

Diese Kette ist ein Muster, unabhängig vom Werkzeug. Agenten können darin die Fleißarbeit in den Schritten 1, 2 und 4 übernehmen: suchen, dokumentieren, formulieren. Die Entscheidung, welcher Kontaktweg passt, bleibt beim Absender.

Beispiel: eine Woche bei einem Maschinenbauer mit CNC-Lohnfertigung

Ein ausgedachtes Beispiel ohne echte Kundendaten; alle Zahlen sind Annahmen. Ein Maschinenbauer bietet CNC-Lohnfertigung an und sucht Industrieunternehmen mit eigener Konstruktion und Serienteilen in Süddeutschland, Vorarlberg und der Schweiz. Die Entwürfe beziehen sich auf öffentliche Informationen wie Geschäftsberichte und Branchennachrichten.

Montag       Agent findet 18 passende Unternehmen
             je Zeile: Firmendaten, Land, Quelle

Montag       Abgleich mit dem eigenen CRM
              3 Unternehmen: Ansprechpartner hat auf einer Messe
                schriftlich eingewilligt, Informationen per E-Mail
                zu erhalten
              2 Unternehmen: Bestandskunden
             13 Unternehmen: weder Einwilligung noch Kundenbeziehung

Dienstag     5 personalisierte Entwürfe gehen in den Freigabekanal
             des Vertriebsleiters

Di bis Do    Vertriebsleiter prüft Inhalt und Nachweise, editiert,
             gibt frei. Für die 13 übrigen entscheidet er über
             einen anderen Kontaktweg oder die Beobachtungsliste.

Laufend      Widersprüche und Abmeldungen sofort für weitere
             Werbung sperren

Freitag      Prüfen: Nachweise zu jeder versendeten Mail
             liegen in der Liste

Ergebnis     18 gefunden, 3 + 2 = 5 freigegebene E-Mail-Kontakte

Zeitvergleich  Recherche, Freigabe und Dokumentation vorher/nachher
               jeweils: Stunden x interner Stundensatz
               Zusätzlich: Einrichtung, Betrieb und verbleibender
               Aufwand; vergleichbare Ergebnisse gegenüberstellen

Das Beispiel zeigt die Verschiebung: Aus 18 gefundenen Unternehmen werden 5 freigegebene E-Mail-Kontakte. Die dokumentierten Schritte machen die Ansprache nachvollziehbar. Ob sich der Ablauf für dich rechnet, zeigt erst ein vollständiger Vergleich: Zeitaufwand, Einrichtung und Betrieb, bei vergleichbarem Umfang und vergleichbarer Qualität der Kontakte.

Wo AthenaRun hier steht

Die Kette oben ist ein allgemeines Muster, keine Beschreibung unseres Produkts. Welche Kontakte angeschrieben werden, entscheidet in jedem Fall der Absender. Wenn du prüfen willst, wie so eine Pipeline in deinem Vertrieb aussehen kann, sprich mit uns.

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