Was Individualsoftware im Mittelstand kostet: die kurze Antwort

Ein IT-Freelancer im DACH-Raum verlangt 2026 im Median 95 Euro pro Stunde. Eine Unternehmensberatung in Deutschland rechnet im Schnitt 1.300 Euro pro Tag ab. In diesem Artikel siehst du, wie aus solchen Stunden- und Tagessätzen der Preis für Individualsoftware im Mittelstand wird, was die klassischen Wege kosten und wo der Markt keine belastbaren Zahlen hat.

Ein abgegrenztes internes Werkzeug mit 60 Personentagen kostet, extern gebaut, je nach Weg rund 38.000 bis 86.000 Euro. Über fünf Jahre kommt mit Wartung nach gängiger Faustregel noch einmal etwa derselbe Betrag dazu.

Wie diese Zahlen entstehen, steht im Rechenbeispiel weiter unten. Der Artikel richtet sich an Betriebe mit 50 bis 500 Beschäftigten, die eine Anwendung für einen eigenen Ablauf bauen lassen wollen.

Die Formel hinter jedem Angebot

Jedes Angebot für Individualsoftware beruht auf derselben Rechnung, auch wenn sie selten offen auf dem Papier steht:

  • Preis: geschätzte Personentage x Tagessatz + Aufschlag für Risiko
  • Gesamtkosten: Preis + Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung über die Nutzungsdauer

Der Tagessatz ist die sichtbarste Zahl, und über ihn wird am meisten verhandelt. Den größeren Hebel haben die Personentage. Sie hängen vor allem an fünf Dingen:

  • Umfang: wie viele Abläufe, Masken und Regeln die Anwendung abbilden muss.
  • Schnittstellen: Jede Anbindung an ERP, DATEV, Shop oder Maschinensteuerung ist ein eigenes Teilprojekt.
  • Daten: Stammdaten übernehmen, bereinigen und prüfen ist Aufwand, den man in keiner Maske sieht.
  • Rollen und Rechte: Wer was sehen und freigeben darf, bestimmt die Bauweise mit.
  • Reife der Anforderungen: Was vor dem Start unklar ist, kommt später als Änderung dazu.

Ob nach Aufwand abgerechnet oder ein Festpreis vereinbart wird, ändert an dieser Rechnung wenig. Es verschiebt, wer das Risiko einer Fehlschätzung trägt: Beim Festpreis liegt es beim Anbieter, der es über den Aufschlag abdeckt.

Eine belastbare Zahl dazu, was ein Individualsoftware-Projekt im deutschen Mittelstand typischerweise kostet, haben wir nicht gefunden: keine öffentliche Erhebung mit offengelegter Methode. Wer dir einen Durchschnittspreis nennt, rechnet mit eigenen Annahmen. Deshalb findest du hier die Bausteine, mit denen du selbst rechnen kannst.

Was die klassischen Wege im Mittelstand kosten

Wer Individualsoftware bauen lässt, hat im Kern vier Möglichkeiten. Für drei davon gibt es Marktzahlen, für Software-Agenturen nur Angaben der Anbieter selbst.

  • Freelancer. IT-Freelancer im DACH-Raum verlangen 2026 im Median 95 Euro pro Stunde, in der Software- und Webentwicklung 90 Euro. Das zeigt der Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap, eine Befragung von IT-Freelancern. Der Satz ist niedrig, dafür arbeitet meist eine einzelne Person am Projekt. Fällt sie aus, steht es still.
  • Software-Agentur. Für die Sätze von Agenturen und Softwarehäusern haben wir keine Erhebung mit offengelegter Methode gefunden. Auf den Preisseiten, die wir ausgewertet haben, nennen Agenturen Stundensätze zwischen 80 und 180 Euro. Das sind Angaben der Anbieter über die eigene Leistung. Für den höheren Satz bekommst du meist ein Team mit Projektleitung und Qualitätssicherung.
  • Unternehmensberatung. Laut der BDU-Studie „Honorare im Consulting 2025“ liegt der durchschnittlich fakturierte Tagessatz bei 1.300 Euro, bei Partnern bei 1.600 Euro, bei Analysten bei 700 Euro. In der IT-Beratung sind die Honorare 2025 im Schnitt um drei Prozent gesunken. Wer auch die Umsetzung bei einer Beratung einkauft, zahlt dafür den Beratungssatz.
  • Eigenes Team. Software-Entwickler verdienen laut StepStone im Median 51.200 Euro brutto im Jahr. Dazu kommen rund 21 Prozent Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, außerdem Umlagen, Arbeitsplatz, Hardware und Weiterbildung. Eine Stelle kostet damit grob ab 62.000 Euro im Jahr; das ist unsere eigene Rechnung aus beiden Werten. Und die Stelle muss erst besetzt werden: Der Bitkom beziffert die Lücke 2026 auf rund 79.000 fehlende IT-Fachkräfte.

Was nach dem Start kostet

Mit dem Go-live endet die Rechnung nicht. Für Wartung, Sicherheitsupdates und kleine Anpassungen nennen Anbieter als Faustregel 15 bis 25 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr. Eine Studie mit offengelegter Methode steht hinter dieser Spanne nicht. Als grobe Planungsgröße ist sie trotzdem verbreitet. Dazu kommen Hosting, Lizenzen für eingebundene Dienste und die Zeit deiner Leute für Tests, Abnahmen und Schulung.

Beim Vergleich mit Standardsoftware hilft derselbe Blick über die Jahre. Lizenzen kosten pro Nutzer und pro Jahr; Individualsoftware kostet vor allem am Anfang und danach Wartung. Welche Variante über die Nutzungsdauer günstiger ist, hängt an der Zahl der Nutzer, an den Lizenzpreisen und daran, wie gut der Standard zu deinen Abläufen passt. Eine pauschale Antwort gibt es nicht, eine Rechnung schon.

Außerdem laufen Projekte aus dem Plan. Eine viel zitierte Untersuchung dazu stammt von McKinsey und der Universität Oxford (2012). Sie wertete mehr als 5.400 IT-Projekte aus. Große Vorhaben mit einem ursprünglichen Budget von mehr als 15 Millionen US-Dollar lagen im Schnitt 45 Prozent über dem Budget und brachten 56 Prozent weniger Nutzen als geplant. Auf ein Mittelstandsvorhaben lassen sich diese Zahlen nicht übertragen. Einen Puffer im Budget solltest du trotzdem einplanen.

Förderung: Was im September 2026 noch geht

Manche Ratgeber nennen noch Programme, die inzwischen ausgelaufen sind. Der Stand im September 2026:

  • Digital Jetzt: ausgelaufen, das Förderportal wurde zum 31. März 2026 abgeschaltet.
  • go-digital: seit 1. Januar 2025 keine neuen Anträge mehr.
  • KfW ERP-Förderkredit Digitalisierung: Kredit über die Hausbank, je nach Vorhaben mit Zuschuss. Beantragt wird, bevor das Vorhaben beginnt.
  • BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen: Zuschuss zu Beratungen über wirtschaftliche und organisatorische Fragen der Unternehmensführung. Die Richtlinie gilt bis 31. Dezember 2026.
  • Landesprogramme: zum Beispiel der Digitalbonus Bayern mit bis zu 30.000 Euro Zuschuss, allerdings nur für Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten.

Förderbedingungen ändern sich oft. Prüfe den aktuellen Stand direkt beim Fördergeber, bevor du planst.

Was KI an der Rechnung ändert

KI-Werkzeuge schreiben heute einen Teil des Codes. Wie viel Zeit das spart, hängt stark davon ab, woran gearbeitet wird:

Das DORA-Forschungsteam von Google beschreibt KI in seinem Report 2025 als Verstärker: Sie vergrößert die Stärken und Schwächen, die eine Entwicklungsorganisation ohnehin hat.

Unsere Einschätzung, ausdrücklich als solche: KI senkt vor allem den Aufwand, Code für ein bereits verstandenes Problem zu schreiben. Für die Klärung der Anforderungen, die Anbindung an bestehende Systeme, die Datenübernahme oder den Betrieb haben wir keine Studie gefunden, die eine Ersparnis misst. Diese Posten bleiben in jeder Kalkulation stehen.

So rechnest du dein Projekt vor

  1. Umfang aufschreiben. Schreib die Abläufe auf, die die Software abbilden soll, und die Systeme, an die sie angebunden wird. Ohne diese Liste vergleichst du Angebote für unterschiedliche Leistungen.
  2. Angebote vergleichbar machen. Frage nach Personentagen und Tagessatz getrennt und danach, was enthalten ist: Projektleitung, Tests, Dokumentation, Einführung. Erst dann siehst du, wo die Angebote auseinandergehen.
  3. Folgekosten dazurechnen. Plane für Wartung und Weiterentwicklung pro Jahr einen Anteil der Entwicklungskosten ein und rechne über die geplante Nutzungsdauer.
  4. Nutzen gegenrechnen. Schätze, wie viele Arbeitsstunden die Software pro Woche spart, und multipliziere sie mit den Stundenkosten deiner Leute. Liegt dieser Wert über die Nutzungsdauer deutlich über den Gesamtkosten, rechnet sich das Vorhaben.
  5. Puffer einplanen. Je unreifer die Anforderungen, desto größer muss er sein.
  6. Förderung vor Projektstart prüfen. Die genannten aktiven Programme verlangen den Antrag, bevor das Vorhaben beginnt.

Beispiel: Ein internes Werkzeug mit 60 Personentagen

60 Personentage sind etwa drei Monate Arbeit einer Person. Das ist die Größenordnung eines Werkzeugs für einen Ablauf mit einer Schnittstelle, nicht die eines ERP-Projekts.

Annahmen: ein Werkzeug für die Auftragsplanung mit einer ERP-Schnittstelle, 60 Personentage mit je 8 Stunden, also 480 Stunden, eine Nutzungsdauer von 5 Jahren und Wartung von 20 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr nach Faustregel. Über fünf Jahre verdoppeln sich die Entwicklungskosten damit.

  • Freelancer (IT): 480 Stunden x 95 Euro ergibt 45.600 Euro Entwicklung, über 5 Jahre mit Wartung 91.200 Euro.
  • Software-Agentur: 480 Stunden x 80 bis 180 Euro ergibt 38.400 bis 86.400 Euro Entwicklung, über 5 Jahre 76.800 bis 172.800 Euro. Die Sätze sind Angaben einzelner Agenturen über die eigene Leistung, keine Erhebung.
  • Unternehmensberatung: 60 Tage x 1.300 Euro ergibt 78.000 Euro Entwicklung, über 5 Jahre 156.000 Euro.
  • Eigenes Team: 60 von 200 Projekttagen x 62.000 Euro Jahreskosten ergibt 18.600 Euro, über 5 Jahre 37.200 Euro. Das sind anteilige Kosten einer bereits besetzten Stelle mit freier Kapazität, kein Vollpreis wie bei externen Anbietern. Angenommen sind 200 Projekttage pro Jahr nach Urlaub, Feiertagen und Krankheit.

Alle Werte sind ein Rechenbeispiel mit Median- und Durchschnittssätzen, kein Angebot.

Wo AthenaRun hier steht

Wir bauen Individualsoftware für den Mittelstand mit einer KI-gestützten Entwicklungskette. Die Anforderungen werden strukturiert erfasst und geprüft, bevor gebaut wird. Umsetzung, Tests und Reviews durchlaufen feste Prüfstationen; an den entscheidenden gibt ein Mensch frei.

KI übernimmt bei uns vor allem die Umsetzung, also den Kostenblock, auf den sich die Studien oben beziehen. Anforderungen, Schnittstellen und Daten klären wir am Anfang, statt sie mitten im Projekt zu entdecken. In einer Demonstration für einen Interessenten entstand so aus einem echten Anforderungsdokument in gut drei Tagen ein getestetes und mehrfach geprüftes Modul. Das war ein abgegrenztes Modul, kein ausgeliefertes Produktivsystem. Für abgegrenzte Anwendungen rechnen wir bis zur ersten nutzbaren Version mit Wochen, nicht mit Monaten.

Einen Preis nennen wir nach dem Erstgespräch, aus demselben Grund wie oben: Er hängt am Umfang, an den Schnittstellen und an den Daten, und die kennt erst, wer die Anforderungen gesehen hat. Wenn du wissen willst, wo dein Vorhaben in dieser Rechnung landet: Sprich uns an.

Weiterlesen im Wissen-Hub

Was die Ablöse eines bestehenden Systems kostet und welche Blöcke dort dazukommen, steht in Was kostet die Ablöse eines Altsystems. Warum Projekte selten an der Technik scheitern, liest du in Warum Digitalisierungsprojekte im Mittelstand scheitern. Und warum ein KI-Pilot noch keine Anwendung ist: Warum KI-Piloten nicht in den Produktivbetrieb kommen.