Warum auf diese Frage niemand eine Zahl nennt

Am 31. Dezember 2027 endet die Mainstream-Wartung für die SAP Business Suite 7, und laut DSAG-Investitionsreport arbeitet rund die Hälfte der SAP-Bestandskunden weiter auf SAP ECC 6.0. Dasselbe Muster gilt für Dynamics NAV, für abgekündigte Branchenlösungen und für die Eigenentwicklung, die seit fünfzehn Jahren läuft und die niemand mehr anfasst. Wer dann ein Angebot einholt, bekommt eine Spanne von 40.000 bis 400.000 Euro genannt — und keine Erklärung, woran der Unterschied hängt.

Teuer ist selten die neue Software. Teuer ist die Rekonstruktion dessen, was das Altsystem fachlich eigentlich tut — und genau diese Position steht in keinem Angebot.

Die vier Blöcke, aus denen jede Ablöse-Rechnung besteht

Angebote für eine Ablöse sind schwer vergleichbar, weil jeder Anbieter andere Blöcke einpreist und andere weglässt. Es sind immer diese vier:

  • Rekonstruktion. Herausfinden, welche fachliche Logik im Altsystem steckt. Kalkulationsregeln, Sonderfälle, Rabattstaffeln, die drei Ausnahmen, die nur der Meister kennt. Bei dokumentierten Systemen sind das wenige Tage, bei einer undokumentierten Eigenentwicklung der größte Einzelposten des Projekts.
  • Neubau oder Lizenz. Entweder du kaufst Standardsoftware und zahlst Lizenz plus Einführungsprojekt, oder du lässt die Prozesse passgenau neu bauen. Bei On-Premise-Standardsoftware kommen jährlich 18 bis 22 Prozent der Lizenzsumme als Wartung obendrauf — dauerhaft.
  • Datenmigration und Archiv. Stammdaten, offene Belege, Historie. Der Block liegt erfahrungsgemäß bei 10 bis 15 Prozent der Implementierungskosten und wird in Angeboten regelmäßig als Einzeiler geführt. Dazu kommt die GoBD-konforme Aufbewahrung der Altdaten, die auch nach Abschaltung zehn Jahre lesbar bleiben muss.
  • Interner Aufwand und Parallelbetrieb. Key-User, Tests, Abnahmen, Schulung, plus die Lizenz- und Wartungskosten des Altsystems, die weiterlaufen, bis abgeschaltet wird. Dieser Block steht in keinem Angebot, weil er nicht fakturiert wird. Bezahlt wird er trotzdem.

Wenn du zwei Angebote vergleichst, vergleichst du in der Regel nur Block zwei. Die anderen drei entscheiden, ob du am Ende beim Angebotspreis landest.

Drei Preiskorridore, an denen du dich orientieren kannst

Es gibt nicht einen Preis für eine Ablöse, sondern drei grundsätzlich verschiedene Wege — mit Faktor zehn dazwischen.

Weg 1: Migration auf ein Standard-ERP

Der Weg, den der Hersteller empfiehlt. Die Trovarit-Studie „ERP in der Praxis" (2025) weist über den DACH-Raum hinweg durchschnittliche Einführungskosten von rund 5.900 Euro pro Nutzer aus, bei Unternehmen unter 100 Mitarbeitenden eher 6.100 Euro. Für 50 Nutzer landest du damit bei etwa 300.000 Euro, für 20 Nutzer bei rund 120.000 Euro — Lizenzen, Dienstleistung und Hardware zusammengerechnet. Laufzeit typisch 12 bis 18 Monate.

Weg 2: Modulare Ablöse durch Individualsoftware

Nicht das ganze Altsystem wird ersetzt, sondern die drei bis fünf Module, die das Geschäft tatsächlich tragen. Der Rest wird migriert oder archiviert. Preislich liegt das bei einem mittelständischen Betrieb im mittleren fünfstelligen Bereich, bei breitem Funktionsumfang bis etwa 150.000 Euro. Keine Lizenzen, keine jährliche Wartungspauschale, Quellcode im eigenen Eigentum. Laufzeit vier bis acht Wochen bis zum Produktivbetrieb.

Weg 3: Weiterbetreiben und kapseln

Die unterschätzte Option. Extended Maintenance bei SAP kostet zwei Prozentpunkte Aufschlag auf die Wartungsbasis und kauft dir drei Jahre. Bei anderen Herstellern gibt es kundenspezifische Wartung zu ähnlicher Logik. Sinnvoll, wenn das System stabil läuft, die Abhängigkeit begrenzt ist und du die Zeit für eine saubere Entscheidung brauchst. Nicht sinnvoll, wenn die Begründung „wir schauen nächstes Jahr nochmal" lautet — dann zahlst du den Aufschlag für Aufschub, nicht für Vorbereitung.

Was die Zahl in deinem Fall nach oben treibt

Fünf Faktoren erklären fast die gesamte Streuung zwischen zwei Angeboten für scheinbar dasselbe Vorhaben:

  • Zahl der wirklich genutzten Module. Ein Altsystem hat sieben bis zwölf Module, aber selten mehr als fünf, die täglich benutzt werden. Wer alle ablöst, zahlt für Funktionen, die seit Jahren niemand öffnet.
  • Datenqualität. Als Faustregel brauchen 20 bis 40 Prozent der Stammdaten vor der Migration eine Bereinigung: Dubletten, uneinheitliche Artikelnummern, leere Pflichtfelder. Diese Arbeit macht kein Werkzeug allein.
  • Schnittstellen. Jede Anbindung an DATEV, Bank, Zeiterfassung, Shop oder Maschinensteuerung ist ein eigenes Teilprojekt. Nicht dokumentierte Schnittstellen kosten das Zwei- bis Dreifache dokumentierter.
  • Historie. Zehn Jahre Bewegungsdaten pauschal mitzunehmen ist der teuerste Standardfehler. Aktive Belege migrieren, abgeschlossene Jahrgänge als Archiv-Snapshot — das spart oft einen fünfstelligen Betrag.
  • Stichtag statt Parallelbetrieb. Eine Big-Bang-Umstellung ist billiger geplant und teurer bezahlt. Der Puffer, den ein Parallelbetrieb kostet, ist kleiner als die Kosten eines Go-Live, der zurückgedreht werden muss.

Warum ungefähr die Hälfte der Projekte über Budget läuft

Dieselbe Trovarit-Erhebung zeigt Termin- oder Budgetüberschreitungen bei gut der Hälfte der ERP-Projekte; bei rund 35 Prozent der Projekte liegt die Überschreitung im Korridor zwischen 5 und 35 Prozent. Die SAP-Studie 2026 von valantic und techconsult mit 409 befragten Unternehmen aus dem DACH-Raum nennt bei abgeschlossenen Umstellungen rückblickend die Migrationskomplexität als häufigsten Hemmschuh — häufiger, als die Unternehmen es vorher erwartet hatten.

Praktisch heißt das zweierlei. Erstens: Kalkuliere 20 bis 30 Prozent Reserve auf jedes Angebot, das auf einer Spec unter 80 Prozent Reife beruht. Zweitens: Wenn ein Anbieter dir einen Festpreis nennt, bevor er dein Altsystem gesehen hat, ist das kein Festpreis, sondern ein Einstiegsangebot.

Wie du in zwei Wochen zu einer belastbaren Zahl kommst

  1. Modulliste erstellen. Alle Module des Altsystems auflisten und pro Modul die Nutzungshäufigkeit erfassen. Wer greift wie oft darauf zu? Alles, was seit einem Jahr niemand geöffnet hat, ist ein Archiv-Kandidat, kein Neubau-Kandidat.
  2. Pro Modul entscheiden: migrieren, neu bauen, archivieren. Diese drei Wege reichen. Die Entscheidung fällt pro Modul, nicht für das Gesamtsystem — das ist der größte Einzelhebel auf den Preis.
  3. Datenbestand messen, nicht schätzen. Anzahl Datensätze pro Tabelle, Dublettenquote, Vollständigkeit der Pflichtfelder. Eine halbe Stunde Datenbankabfrage ersetzt drei Wochen Diskussion.
  4. Schnittstellen inventarisieren. Jede Verbindung nach außen mit Richtung, Format und Dokumentationsstand. Undokumentierte Schnittstellen markieren — das ist deine Risikoliste.
  5. Zwei Angebote in verschiedenen Kategorien einholen. Eines für die Standard-ERP-Migration, eines für die modulare Ablöse. Nicht um zu verhandeln, sondern um die Größenordnung zu sehen, in der du dich bewegst.

Beispiel: Bauunternehmen, 45 Mitarbeitende, Branchenlösung im End-of-Life

Der Hersteller wurde übernommen, Support-Ende Ende 2027 angekündigt, empfohlener Nachfolger ist eine SAP-Business-One-Migration. So sieht die Modulbewertung aus, die vor jeder Preisdiskussion steht:

Modul Nutzung/Woche Entscheidung Begründung
--------------------- --------------- -------------- -----------------------------
Auftragserfassung täglich neu bauen Kernprozess, mobil gebraucht
Kalkulation täglich neu bauen Logik nur teilweise dokumentiert
Nachkalkulation wöchentlich neu bauen heute manuell in Excel
Rechnungsstellung täglich migrieren DATEV-Schnittstelle vorhanden
Dokumentarchiv selten archivieren PDF-Export, GoBD-konform
Lieferantenportal nie streichen seit 2021 ungenutzt
Serienbrief-Modul nie streichen durch Outlook ersetzt

Herstellerangebot Migration: 280.000 EUR / 14 Monate
Modulare Ablöse (5 Module): mittleres fünfstellig / 6 Wochen

Zwei der sieben Module fallen ersatzlos weg. Das ist keine Sparmaßnahme, sondern das Ergebnis der Frage, die vor dem Preis kommt: Was von dem, was das Altsystem kann, brauchst du überhaupt noch?

Weiterlesen im Wissen-Hub

Wie sich die Preisklassen bei Neuentwicklung aufteilen und warum dieselbe Lösung bei einer großen Beratung das Fünffache kostet, steht in Was kostet Individualsoftware im Mittelstand. Woran Ablöse-Projekte typischerweise scheitern — und was ein zweiter Anlauf anders machen muss — liest du in Warum Digitalisierungsprojekte im Mittelstand scheitern.

Wenn du wissen willst, wie eine modulare Ablöse konkret abläuft, vom Assessment bis zur Abschaltung: Altsystem ablösen zeigt den Prozess in vier Phasen.