Warum auf diese Frage niemand eine Zahl nennt

Ende 2027 endet die Mainstream-Wartung für die Kernanwendungen der SAP Business Suite 7. Danach bietet SAP bis Ende 2030 eine optionale verlängerte Wartung gegen einen Aufschlag von zwei Prozentpunkten auf die Wartungsbasis an (SAP, Ankündigung vom 4. Februar 2020). Im DSAG-Investitionsreport 2026 gaben noch 54 Prozent der befragten Unternehmen an, SAP ECC bzw. die alte SAP Business Suite einzusetzen (Befragung von 198 Mitgliedsunternehmen, Dezember 2025 bis Januar 2026). Dasselbe Muster gilt für andere Standardprodukte, für abgekündigte Branchenlösungen und für die Eigenentwicklung, die seit fünfzehn Jahren läuft und die niemand mehr anfasst. Wer dann ein Angebot einholt, bekommt oft Zahlen, die weit auseinanderliegen, aber keine Erklärung, woran der Unterschied hängt.

Teuer ist selten die neue Software. Teuer ist die Rekonstruktion dessen, was das Altsystem fachlich eigentlich tut. Und genau diese Position steht in keinem Angebot.

Die vier Blöcke, aus denen jede Ablöse-Rechnung besteht

Angebote für eine Ablöse sind schwer vergleichbar, weil jeder Anbieter andere Blöcke einpreist und andere weglässt. Es sind immer diese vier:

  • Rekonstruktion. Herausfinden, welche fachliche Logik im Altsystem steckt. Kalkulationsregeln, Sonderfälle, Rabattstaffeln, die drei Ausnahmen, die nur der Meister kennt. Bei dokumentierten Systemen sind das wenige Tage, bei einer undokumentierten Eigenentwicklung der größte Einzelposten des Projekts.
  • Neubau oder Lizenz. Entweder du kaufst Standardsoftware und zahlst Lizenz plus Einführungsprojekt, oder du lässt die Prozesse passgenau neu bauen. Bei On-Premise-Standardsoftware kommt üblicherweise ein jährlicher Wartungssatz im Bereich von etwa einem Fünftel der Lizenzsumme obendrauf, und zwar dauerhaft. Den konkreten Satz nennt dein Lizenzvertrag.
  • Datenmigration und Archiv. Stammdaten, offene Belege, Historie. Der Block liegt erfahrungsgemäß bei rund einem Zehntel bis Siebtel der Implementierungskosten und wird in Angeboten regelmäßig als Einzeiler geführt. Dazu kommt die Aufbewahrung der Altdaten. Die Fristen richten sich nach der Unterlagenart: zehn Jahre für Bücher, Inventare und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen (§ 147 AO). Sie laufen ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder die Unterlage entstanden ist, bei Abschlüssen also ab deren Aufstellung, nicht ab der Abschaltung des Systems. Gesetzliche Verlängerungen sind möglich. Bis zum Fristende müssen die Daten lesbar und maschinell auswertbar bleiben (GoBD, BMF-Schreiben vom 11. März 2024; zuletzt geändert am 14. Juli 2025).
  • Interner Aufwand und Parallelbetrieb. Key-User, Tests, Abnahmen, Schulung, plus die Lizenz- und Wartungskosten des Altsystems, die weiterlaufen, bis abgeschaltet wird. Dieser Block steht in keinem Angebot, weil er nicht fakturiert wird. Bezahlt wird er trotzdem.

Wenn du zwei Angebote vergleichst, vergleichst du in der Regel nur Block zwei. Die anderen drei entscheiden, ob du am Ende beim Angebotspreis landest.

Drei Wege, an denen du dich orientieren kannst

Es gibt nicht einen Preis für eine Ablöse, sondern drei grundsätzlich verschiedene Wege, mit erheblichem Abstand dazwischen.

Weg 1: Migration auf ein Standard-ERP

Der Weg, den der Hersteller empfiehlt. Die Trovarit AG setzt auf Basis ihrer Anwenderstudie „ERP in der Praxis“ die Investitionen bei umfassenderen ERP-Projekten ganz grob mit rund 4.400 Euro je ERP-Arbeitsplatz an, ohne Hardware. Für den Mittelstand nennt sie etwa 6.000 Euro Anschaffungskosten pro ERP-Arbeitsplatz (Trovarit, Juni 2023). Das sind Mittelwerte über sehr unterschiedliche Projekte, prüf den Erhebungsstand, bevor du damit rechnest. Zur Größenordnung: Mit 6.000 Euro je Arbeitsplatz landest du für 50 Nutzer bei etwa 300.000 Euro, für 20 Nutzer bei rund 120.000 Euro. Als Projektdauer für Auswahl und Einführung nennt dieselbe Auswertung im Mittelstand rund 12 Monate.

Weg 2: Modulare Ablöse durch Individualsoftware

Nicht das ganze Altsystem wird ersetzt, sondern die drei bis fünf Module, die das Geschäft tatsächlich tragen. Der Rest wird migriert oder archiviert. Eine belastbare Marktzahl für diesen Weg gibt es nicht. Der Preis hängt an Zahl und Komplexität der Module, am Aufwand für die Rekonstruktion und an den Schnittstellen. Wie du ihn für deinen Fall eingrenzt, steht weiter unten.

Was dabei entfällt: Lizenzgebühren und die Wartungspauschale des Herstellers. Was nicht entfällt: laufende Kosten für Betrieb, Updates, Sicherheit, Fremdkomponenten und gegebenenfalls Modellnutzung. Diese Posten gehören in den Vergleich, sonst rechnest du einen Weg künstlich günstig.

Und statt „Quellcode im eigenen Eigentum“ gehört in den Vertrag, was du konkret darfst: Nutzungs-, Änderungs- und Weiterbetriebsrechte am kundenspezifischen Ergebnis, Umfang der Bearbeitung durch Dritte, Übergabezeitpunkt, und eine gesonderte Regelung für vorbestehende Bausteine und Fremdsoftware.

Weg 3: Weiterbetreiben und kapseln

Die unterschätzte Option. Große Hersteller bieten eine verlängerte Wartung gegen Aufschlag auf die Wartungsbasis an und kaufen dir damit einige Jahre; die genauen Konditionen stehen im jeweiligen Wartungsprogramm. Bei anderen Herstellern gibt es kundenspezifische Wartung nach ähnlicher Logik. Sinnvoll, wenn das System stabil läuft, die Abhängigkeit begrenzt ist und du die Zeit für eine saubere Entscheidung brauchst. Nicht sinnvoll, wenn die Begründung „wir schauen nächstes Jahr nochmal“ lautet: Dann zahlst du den Aufschlag für Aufschub, nicht für Vorbereitung.

Was die Zahl in deinem Fall nach oben treibt

Fünf Faktoren erklären fast die gesamte Streuung zwischen zwei Angeboten für scheinbar dasselbe Vorhaben:

  • Zahl der wirklich genutzten Module. Ein Altsystem hat sieben bis zwölf Module, aber selten mehr als fünf, die täglich benutzt werden. Wer alle ablöst, zahlt für Funktionen, die seit Jahren niemand öffnet.
  • Datenqualität. Nach unserer Erfahrung braucht ein erheblicher Teil der Stammdaten vor der Migration eine Bereinigung: Dubletten, uneinheitliche Artikelnummern, leere Pflichtfelder. Diese Arbeit macht kein Werkzeug allein. Miss den Anteil in deinem Bestand, statt eine Faustregel zu übernehmen.
  • Schnittstellen. Jede Anbindung an DATEV, Bank, Zeiterfassung, Shop oder Maschinensteuerung ist ein eigenes Teilprojekt. Nicht dokumentierte Schnittstellen kosten erfahrungsgemäß ein Mehrfaches dokumentierter.
  • Historie. Zehn Jahre Bewegungsdaten pauschal mitzunehmen ist der teuerste Standardfehler. Aktive Belege migrieren, abgeschlossene Jahrgänge als Archiv-Snapshot: Das spart oft einen fünfstelligen Betrag. Achte dabei auf die Aufbewahrungsfristen oben: Das Archiv muss lesbar und auswertbar bleiben.
  • Stichtag statt Parallelbetrieb. Eine Big-Bang-Umstellung ist billiger geplant und teurer bezahlt. Der Puffer, den ein Parallelbetrieb kostet, ist kleiner als die Kosten eines Go-Live, der zurückgedreht werden muss.

Warum viele Projekte über Budget laufen

In der Trovarit-Studie „ERP in der Praxis 2024/25“ (1.717 ausgewertete Anwenderunternehmen) gehört fehlende Budgettreue neben unzureichender Anpassungsdokumentation und hohem Personalaufwand zu den größten Problemen im Projekt. Eine Befragung zur SAP-Migration im DACH-Raum nennt die Komplexität der Migration als Hemmnis: 30 Prozent bei laufenden Projekten, rückblickend 37 Prozent bei bereits abgeschlossenen Umstellungen. Prüf bei beiden Erhebungen Zeitraum und Grundgesamtheit, bevor du sie in einer Vorlage zitierst.

Praktisch heißt das zweierlei. Erstens: Kalkuliere eine spürbare Reserve auf jedes Angebot, das auf einer unfertigen Spezifikation beruht. Je unschärfer die Anforderungen, desto größer. Zweitens: Wenn ein Anbieter dir einen Festpreis nennt, bevor er dein Altsystem gesehen hat, ist das kein Festpreis, sondern ein Einstiegsangebot.

Wie du in zwei Wochen zu einer belastbaren Zahl kommst

  • Modulliste erstellen. Alle Module des Altsystems auflisten und pro Modul die Nutzungshäufigkeit erfassen. Wer greift wie oft darauf zu? Alles, was seit einem Jahr niemand geöffnet hat, ist ein Archiv-Kandidat, kein Neubau-Kandidat.
  • Pro Modul entscheiden: migrieren, neu bauen, archivieren. Diese drei Wege reichen. Die Entscheidung fällt pro Modul, nicht für das Gesamtsystem. Das ist der größte Einzelhebel auf den Preis.
  • Datenbestand messen, nicht schätzen. Anzahl Datensätze pro Tabelle, Dublettenquote, Vollständigkeit der Pflichtfelder. Eine halbe Stunde Datenbankabfrage ersetzt drei Wochen Diskussion.
  • Schnittstellen inventarisieren. Jede Verbindung nach außen mit Richtung, Format und Dokumentationsstand. Undokumentierte Schnittstellen markieren: Das ist deine Risikoliste.
  • Zwei Angebote in verschiedenen Kategorien einholen. Eines für die Standard-ERP-Migration, eines für die modulare Ablöse. Nicht um zu verhandeln, sondern um die Größenordnung zu sehen, in der du dich bewegst.

Beispiel: Bauunternehmen, 45 Mitarbeitende, Branchenlösung im End-of-Life

Der Hersteller wurde übernommen, das Supportende ist angekündigt, empfohlener Nachfolger ist eine Standard-ERP-Migration. So sieht die Modulbewertung aus, die vor jeder Preisdiskussion steht:

Modul                 Nutzung/Woche   Entscheidung   Begründung
--------------------- --------------- -------------- ---------------------------
Auftragserfassung     täglich         neu bauen      Kernprozess, mobil
                                                     gebraucht
Kalkulation           täglich         neu bauen      Logik nur teilweise
                                                     dokumentiert
Nachkalkulation       wöchentlich     neu bauen      heute manuell in Excel
Rechnungsstellung     täglich         migrieren      DATEV-Schnittstelle
                                                     vorhanden
Dokumentarchiv        selten          archivieren    Aufbewahrung nach § 147 AO
                                                     sicherstellen: lesbar UND
                                                     maschinell auswertbar
Lieferantenportal     nie             streichen      seit Jahren ungenutzt
Serienbrief-Modul     nie             streichen      durch Mailprogramm ersetzt

Herstellerangebot Migration       280.000 EUR / 14 Monate
Modulare Ablöse (5 Module)        Angebot nach Modulbewertung

Zwei der sieben Module fallen ersatzlos weg. Das ist keine Sparmaßnahme, sondern das Ergebnis der Frage, die vor dem Preis kommt: Was von dem, was das Altsystem kann, brauchst du überhaupt noch?

Ein Hinweis zum Dokumentarchiv: Ein PDF-Export allein macht ein Archiv nicht GoBD-konform. Die maschinelle Auswertbarkeit der aufbewahrungspflichtigen Daten ist gesondert sicherzustellen. Das gehört in die Anforderung, nicht in die Annahme.

Weiterlesen im Wissen-Hub

Woran Ablöse-Projekte typischerweise scheitern (und was ein zweiter Anlauf anders machen muss), liest du in Wenn ein Digitalisierungsprojekt scheitert. Was du tun kannst, wenn der Hersteller deiner Branchenlösung das Produkt abkündigt, steht in Hersteller stellt die Branchensoftware ein: welche Alternativen du hast.

Wenn du wissen willst, wie eine modulare Ablöse konkret abläuft, vom Assessment bis zur Abschaltung: Altsystem ablösen zeigt den Prozess in vier Phasen.