Die drei Daten, die Sie sich merken müssen

2. Februar 2025, bereits aktiv. Verbotene KI-Praktiken (Social Scoring, manipulative Systeme, ungezielte biometrische Massenüberwachung) sind untersagt. Und: Artikel 4 verpflichtet jedes Unternehmen, das KI einsetzt, zur Sicherstellung ausreichender KI-Kompetenz bei den Mitarbeitenden. Das gilt auch für Sie, wenn Sie nur ChatGPT nutzen.

2. August 2025, bereits aktiv. Die Pflichten für Anbieter allgemeiner KI-Modelle (GPAI) greifen. Das betrifft OpenAI, Anthropic, Google, Mistral. Nicht Sie direkt, aber über Ihre Lieferkette.

2. August 2026, jetzt relevant. Hauptanwendungsdatum. Ab hier greifen Transparenzpflichten (Kennzeichnung KI-generierter Inhalte, Chatbot-Hinweise), das deutsche Durchführungsgesetz (KI-MIG), und die Anforderungen an Hochrisiko-KI. Das Digital-Omnibus-Paket der EU-Kommission, das das Parlament am 26. März 2026 angenommen hat, verschiebt die Hochrisiko-Pflichten für Anhang-III-Systeme auf den 2. Dezember 2027 und für Anhang-I-Systeme (eingebettete Sicherheitskomponenten) auf den 2. August 2028. Die Verordnung selbst und die allgemeinen Pflichten bleiben beim August 2026.

Klartext: Wer heute mit der Bestandsaufnahme beginnt, schafft es. Wer im Mai 2026 anfängt, wird die Artikel-4-Pflicht und Transparenzpflichten zum Stichtag nicht sauber dokumentiert haben.

Wer ist betroffen, und wer nicht

Jedes Unternehmen, das KI entwickelt, vertreibt, einführt oder nutzt, fällt unter die Verordnung. „Nutzt“ ist breit ausgelegt: Microsoft Copilot im Office, ChatGPT im Vertrieb, ein KI-Textgenerator im Marketing, ein automatischer Bewerber-Filter im HR. Alles KI im Sinne des AI Acts. Die Größe Ihres Unternehmens schützt nicht vor der Regulierung. Erleichterungen für KMU und die neu definierten Small Mid-Caps (bis 750 Mitarbeitende, 150 Mio. € Umsatz nach Kommissionsvorschlag) betreffen vor allem vereinfachte Dokumentation, nicht den Anwendungsbereich an sich.

Nicht betroffen sind ausschließlich private, nichtberufliche Nutzung und Forschung vor der Marktreife. Für den Mittelstand heißt das im Regelfall: Sie sind Betreiber. Das ist eine eigene Rolle mit eigenen Pflichten.

Die vier Risikoklassen, in Klartext

Unzulässiges Risiko (verboten). Betrifft den typischen Mittelstand nicht. Ausnahme: flächendeckende Mitarbeiterüberwachung mit Emotionserkennung oder Social-Scoring-artige Bewertungen.

Hochrisiko. Die teure Kategorie. Fällt Ihre KI in Anhang III, greifen vollständige Pflichten: Konformitätsbewertung, CE-Kennzeichnung, technische Dokumentation, EU-Datenbank-Registrierung, menschliche Aufsicht, Protokollaufbewahrung sechs Monate, Risikomanagementsystem. Typische Anhang-III-Fälle im Mittelstand: automatisiertes Bewerber-Screening, KI-gestützte Bonitätsprüfung, biometrische Zugangssysteme, KI in Bildungs- oder Prüfungsprozessen, KI in kritischer Infrastruktur.

Begrenztes Risiko. Hier liegen die meisten Marketing-, Vertriebs- und Office-Anwendungen. Pflichten vor allem Transparenz: Nutzer müssen erkennen, dass sie mit KI interagieren. Chatbots brauchen einen Hinweis. KI-generierte Bilder von realen Personen oder Ereignissen brauchen Kennzeichnung.

Minimales Risiko. Spamfilter, KI-gestützte Tabellenkalkulation, Empfehlungssysteme. Keine spezifischen Pflichten. Aber Artikel 4 (KI-Kompetenz) greift trotzdem.

Die Klassifizierung erfolgt nach Selbstklassifizierung. Niemand prüft Sie vorher. Geprüft wird im Verdachtsfall. Und dann zählt die Dokumentation, die Sie vorweisen können.

Betreiber oder Anbieter? Der Unterschied entscheidet über deine Pflichten

Der EU AI Act unterscheidet zwei Rollen, die für den Mittelstand oft verwirren: Anbieter und Betreiber. Die Unterscheidung ist kein Formalkram — sie bestimmt, welche Pflichten für dich gelten.

Anbieter (provider, Art. 3 Abs. 3 EU AI Act) ist, wer ein KI-System oder ein GPAI-Modell entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen auf den Markt bringt. Im Mittelstand ist das seltener der Fall — aber wenn du ein eigenes Modell trainierst oder eine KI-Anwendung unter deiner Marke vertreibst, bist du Anbieter mit den vollständigen Pflichten aus Kapitel III: Konformitätsbewertung, CE-Kennzeichnung (bei Hochrisiko-Systemen), technische Dokumentation nach Anhang IV.

Betreiber (deployer, Art. 3 Abs. 4 EU AI Act) ist, wer ein KI-System im eigenen Betrieb einsetzt, das ein anderer entwickelt hat. Das ist die deutlich häufigere Situation im Mittelstand: Du nutzt ChatGPT, einen KI-gestützten Recruiting-Service oder eine automatisierte Kreditprüfung — und bist damit Betreiber.

Was das praktisch bedeutet:

  • Als Betreiber bist du verpflichtet, sicherzustellen, dass das eingesetzte System für den vorgesehenen Zweck geeignet ist, Nutzende entsprechend geschult sind und im Hochrisiko-Bereich ein menschlicher Kontrollmechanismus vorhanden ist (Art. 26 EU AI Act).
  • Als Betreiber eines Hochrisiko-Systems musst du zusätzlich eine Grundrechte-Folgenabschätzung durchführen (Art. 27 EU AI Act) und das System in deinem KI-Register eintragen.
  • Wenn du ein Hochrisiko-System wesentlich veränderst, wirst du automatisch zum Anbieter — mit allen daraus folgenden Pflichten. Diese „Wesentliche Änderung“-Falle übersehen Mittelständler häufig: Wer ein Standard-Modell auf eigenen Daten feintuned und intern als Hochrisiko-Tool einsetzt, trägt Anbieter-Pflichten.

KI-MIG: Die nationale Aufsichtsstruktur ist noch im Entstehen

Welche Behörde in Deutschland für die Durchsetzung des EU AI Acts zuständig sein wird, ist Stand Mai 2026 noch nicht abschließend geregelt. Der Referentenentwurf des KI-Marktaufsichts- und Innovationsgesetzes (KI-MIG) benennt die Bundesnetzagentur als potenzielle federführende Behörde für Allgemeinzweck-KI-Modelle. Für sektorale Hochrisiko-Systeme (z. B. Medizinprodukte, Kreditvergabe, kritische Infrastruktur) bleiben die jeweils zuständigen Fachaufsichtsbehörden zuständig — BaFin, BfArM, BSI. Das Gesetzgebungsverfahren zum KI-MIG ist noch nicht abgeschlossen. Aktuellen Stand beim BMWK prüfen.

Für die Praxis bedeutet das: Auch wenn die Aufsichtsstruktur noch unklar ist, gelten die materiellen Pflichten des EU AI Acts ab den Stichtagen 2025–2027 bereits. Warten auf die finale Behördenzuordnung ist keine Compliance-Strategie.

Konkret bedeutet das fuer dich: Trage in deinen Kalender heute drei Daten ein — 2. Februar 2025 (GPAI-Pflichten), 2. August 2026 (Hochrisiko-Pflichten Phase 1) und 2. August 2027 (Hochrisiko-Pflichten Phase 2). Plane fuer jeden dieser Stichtage eine interne Compliance-Pruefrunde ein, bei der das KI-Register, die Risikoklassifizierung und die Verantwortlichkeiten gegen den aktuellen Stand der Verordnung abgeglichen werden. Diese drei Termine sind billiger als eine einzige Behoerdenanfrage.

Artikel 4: Die KI-Kompetenzpflicht, die jeden trifft

Artikel 4 ist die Pflicht, die die meisten unterschätzen. Seit Februar 2025 müssen Sie als Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden, die KI bedienen oder deren Ergebnisse verwerten, „ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz“ besitzen.

„Ausreichend“ wird nicht starr definiert. Aber im Prüfungsfall müssen Sie nachweisen, dass Sie es systematisch angegangen sind. In der Praxis heißt das:

  • Wer welche KI-Tools nutzt, muss dokumentiert sein
  • Jede Mitarbeitergruppe braucht eine ihrer Rolle angemessene Schulung
  • Die Schulungen müssen wiederholt, die Teilnahme protokolliert werden
  • Neue Tools = neue Schulung

Für ein 50-Personen-Unternehmen bedeutet das nicht „KI-Zertifizierung für alle“, sondern eher: ein einseitiges Rollenkonzept, eine jährliche Grundschulung, und für Hochrisiko-Nutzer eine vertiefte Einweisung. Aufwand: überschaubar. Nicht-Dokumentation: teuer.

Was Sie bis August 2026 erledigt haben sollten

Rückwärts gerechnet vom Stichtag, realistischer Minimalpfad:

  1. KI-Inventar. Alle Systeme, die KI enthalten, inklusive eingebetteter KI in ERP, CRM, Office-Paketen. Erfahrungswert: Die meisten Unternehmen entdecken dabei drei- bis viermal so viele Systeme, wie sie erwartet haben.
  2. Risikoklassifizierung. Jedes System einer der vier Kategorien zuordnen, mit Begründung. Für Anhang-III-Kandidaten: rechtlich prüfen lassen.
  3. Rollen und Verantwortlichkeiten. KI-Verantwortlicher benannt, Zuständigkeiten dokumentiert. In kleinen Unternehmen oft der Geschäftsführer selbst. Das ist zulässig und oft sinnvoll.
  4. Schulungskonzept (Art. 4). Welche Rolle braucht welches Kompetenzniveau. Grundschulung für alle, Vertiefung für Hochrisiko-Nutzer.
  5. Transparenz-Set. Chatbot-Hinweise, Kennzeichnung KI-generierter Inhalte, Anpassung der Datenschutzerklärung (deckt AI-Act-Transparenz nicht ab, das ist zusätzlich).
  6. Für Hochrisiko-Systeme: Konformitätsbewertung (3–6 Monate Aufwand), technische Dokumentation, Monitoring-Prozess, Protokollaufbewahrung einrichten.
  7. Lieferantenpflichten. CE-Kennzeichnungen, technische Dokumentation und Gebrauchsanweisungen bei KI-Zulieferern aktiv anfordern und ablegen.

Sanktionen: Was ein Verstoß kostet

Das Bußgeldregime ist gestaffelt und orientiert sich bewusst an der DSGVO:

  • Bis zu 35 Mio. € oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes bei Einsatz verbotener Systeme
  • Bis zu 15 Mio. € oder 3 % bei Verstößen gegen Hochrisiko-Pflichten
  • Bis zu 7,5 Mio. € oder 1 % bei falschen Angaben gegenüber Behörden

Jeweils gilt der höhere Betrag. Für KMU und Startups sind die Obergrenzen angepasst, aber nicht aufgehoben. In Deutschland ist die zuständige nationale Aufsichtsbehörde noch nicht abschließend bestimmt. Der Referentenentwurf des KI-Marktaufsichts- und Innovationsgesetzes (KI-MIG, Stand: Frühjahr 2025) sieht die Bundesnetzagentur als mögliche fedarführende Behörde vor — das Gesetzgebungsverfahren ist zum Redaktionsschluss dieses Artikels jedoch noch nicht abgeschlossen. Für den aktuellen Stand empfiehlt sich ein Blick auf die Informationsseite des BMWK.

Die Durchsetzung wird kommen. Bei der DSGVO dauerte es drei Jahre bis zu den ersten Leitentscheidungen. Beim AI Act wird es schneller gehen, weil die Behörden inzwischen eingespielt sind.

Wie AthenaRun einsteigt

Wir bauen Applikationen, in denen KI transparent, nachvollziehbar und auditierbar läuft. Audit Trail als Standard, rollenbasierter Zugriff als Grundausstattung, Hosting in der EU. Unsere Individualsoftware-Projekte dokumentieren jeden KI-gestützten Rechenschritt im Dashboard, sodass Ihre Artikel-4- und Dokumentationspflichten aus dem laufenden Betrieb heraus erfüllt werden, ohne separates Compliance-Projekt.

Im Bereich Bankreporting ist Auditierbarkeit ohnehin Voraussetzung: Banken verlangen die Nachvollziehbarkeit jeder KPI-Berechnung, bevor sie eine Finanzierung entscheiden. Die gleichen Mechanismen erfüllen die AI-Act-Anforderungen.

Stand: 2026-05-26 · AthenaRun GmbH, Frankfurt am Main