Warum die Kalkulationsprüfung schon beim Import beginnt

Das Angebots-LV kommt in der Austauschphase 83 herein, dein Angebot geht in Phase 84 zurück. Dazwischen liegen fünf Stellen, an denen im Elektrohandwerk Marge verloren gehen kann. Du kannst sie schon vor der Angebotsabgabe prüfen. Übersiehst du sie, können Abweichungen später beim Aufmaß, bei einem Nachtrag oder in der Nachkalkulation sichtbar werden. Dieser Artikel zeigt dir, welche fünf das sind und woran du merkst, dass du betroffen bist.

Wer sein LV auspreist, ohne die eigenen Zeitwerte und Selbstkosten zu kennen, kann nicht verlässlich beurteilen, ob sich das Angebot rechnet.

Was in einer GAEB-Datei steht, und was nicht

GAEB ist ein Austauschformat, kein Kalkulationsprogramm. Das eingehende Angebots-LV liefert dir Struktur und Leistungstexte. Deine betrieblichen Kalkulationsansätze ergänzt du selbst. Die Austauschphasen, die dir im Alltag begegnen:

  • 81: Leistungsbeschreibung, das LV in der Regel ohne Preise
  • 83: Angebotsaufforderung, die Datei, die du auspreist
  • 84: dein Angebot zurück an den Ausschreibenden
  • 85: Nebenangebot
  • 86: Auftrags-Leistungsverzeichnis

Die Dateiendung zeigt beides: Der Buchstabe steht für die Formatgeneration (D für GAEB 90, P für GAEB 2000, X für GAEB XML), die Ziffern für die Phase, etwa .X83 für die Angebotsaufforderung. GAEB 90 und GAEB 2000 werden nicht mehr empfohlen: Wenn in deinem Betrieb noch D- oder P-Dateien im Umlauf sind, ist das ein Altformat. Hakt der Import, prüfe, ob Format und Versionsstand zur eingesetzten Software passen.

Was dir das eingehende Angebots-LV nicht automatisch liefert: Montagezeiten für deinen Betrieb, aktuelle Materialpreise deines Großhändlers, deine Gemeinkosten. Diese drei Größen entscheiden wesentlich mit, ob der Auftrag Geld bringt.

Die fünf Stellen, an denen es teuer wird

  • Positionen ungeprüft übernehmen. Die ausgeführte Menge kann vom LV-Ansatz abweichen. Welche Mengen- und Vergütungsregeln gelten, hängt vom Vertrag ab. Prüfe nach dem Import, welche Positionen als Bedarfs- oder Alternativposition gekennzeichnet sind. Lässt ein Leistungstext mehr als eine Ausführung zu, markiere die Position und kläre die gemeinte Ausführung, bevor du mit dem günstigsten Aufbau rechnest.
  • Montagezeiten aus dem Katalog statt aus dem Betrieb. Datensammlungen wie die Kalkulationshilfe für das Elektrohandwerk oder die ZVEH-Leistungsverzeichnisse liefern Orientierungswerte: gedacht als Ausgangspunkt, nicht als Abbild deiner Baustelle. Baustellenbedingungen und eingesetzte Mitarbeiter können den Montageaufwand verändern; Anfahrt und Gemeinkosten berücksichtigst du zusätzlich, soweit sie nicht bereits erfasst sind. Vergleiche etwa ein Quartal lang Katalog- und Ist-Zeit vergleichbarer Positionen je Leistungseinheit. Die Abweichung in Prozent ist (Ist-Zeit / Katalogzeit − 1) × 100, bei 1,2 statt 1,0 min/m also +20 Prozent. Daraus leitest du deine betriebliche Korrektur ab. Ungeprüfte Katalogwerte können deinen Aufwand über- oder unterschätzen.
  • Materialpreise und Kupfer. Über DATANORM, Open Masterdata, IDS-Connect und UGL übernimmst du Preis- und Artikeldaten. Wie aktuell ein Preis ist und welche Rabatte er enthält, hängt von Datenstand, Lieferant und Konditionen ab, nicht allein vom Verfahren. Kommt Leitungsmaterial in Menge vor, hängt der Preis zusätzlich am Kupferzuschlag. Wie er berechnet wird, folgt aus deinen Lieferkonditionen: Maßgeblich ist die vereinbarte Bezugsgröße, eine Notierung ist noch nicht der Zuschlag. Halte Bezugsgröße, Stand und Gültigkeit fest und prüfe bei langer Bauzeit, ob dein Ansatz noch zu deinem Einkauf passt. Ist der Kupferanteil schon im Preis enthalten oder vertraglich fixiert, rechne ihn nicht doppelt.
  • Die Selbstkosten wurden nie ausgerechnet. Der Stundenverrechnungssatz aus der Schublade ist kein Kostensatz. Du brauchst zwei Größen getrennt: die Selbstkosten einschließlich Gemeinkosten (unterhalb dieses Werts sind die Vollkosten nicht gedeckt) und den Deckungsbeitrag, also Erlös abzüglich der variablen Kosten. Das ist nicht dasselbe: Ein Auftrag kann die Vollkosten unterschreiten und trotzdem einen positiven Deckungsbeitrag liefern. Wagnis und Gewinn kommen erst danach auf die Selbstkosten. Ohne diese Zerlegung weißt du nicht, ab welchem Nachlass ein Auftrag nur noch Umsatz produziert.
  • Die Urkalkulation ist nicht rekonstruierbar. Prüfe schon vor Angebotsabgabe, ob deine Preisansätze nachvollziehbar dokumentiert sind. Wie ein Nachtrag zu vergüten ist, hängt vom Tatbestand ab. Für reine Mengenmehrungen bei unveränderter Leistung im VOB/B-Einheitspreisvertrag betrifft die Preisanpassung auf Verlangen nur den Mengenanteil oberhalb von 110 Prozent des Positionsansatzes. Kommt keine Einigung über den neuen Preis zustande und ist kein abweichender Maßstab vereinbart, stellt der BGH auf die tatsächlich erforderlichen Kosten zuzüglich angemessener Zuschläge ab (BGH, 08.08.2019, VII ZR 34/18, zu § 2 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B). Eine nachvollziehbare Preisermittlung bleibt trotzdem wichtig: als Nachweis der eigenen Kostenlage und für Fälle, in denen die Parteien eine Fortschreibung vereinbart haben.

Wann Handwerkersoftware reicht, und wann nicht

Prüfe zuerst, ob eine etablierte Handwerkersoftware deinen Bedarf abdeckt. Achte auf unterstützte GAEB-Versionen, Katalogpflege und den Ablauf von Angebot, Auftrag, Aufmaß und Rechnung. Welche Funktionen und Zusatzmodule du dafür brauchst, hängt vom Produkt ab.

Diese Selbstprüfpunkte zeigen dir, wo in deinem Betrieb Lücken liegen können:

  • Du pflegst neben der Software eine Excel-Datei, in der die eigentliche Kalkulation passiert
  • Wiederkehrende LV-Strukturen werden bei jeder Ausschreibung erneut von Hand zugeordnet
  • Deine eigenen Zeitwerte existieren im Kopf des Kalkulators, nicht im System
  • Die Entscheidung, ob eine Ausschreibung überhaupt bearbeitet wird, trifft niemand mit Zahlen

Kläre bei solchen Symptomen erst die Ursache: Prozesse, Datenpflege, Konfiguration oder ein Softwarefehler. Bleibt danach eine konkrete Lücke, kann eine schlanke eigene Ergänzung sinnvoll sein, während das Kernsystem bleibt. Voraussetzung: Ihr Nutzen rechtfertigt den Aufwand, auch im Vergleich zu verfügbaren Standardlösungen.

Vorlage: eine Position, Zeile für Zeile

Position 03.14.020   NYM-J 5x2,5 auf Kabelrinne verlegen
------------------------------------------------------------
LV-Menge (Phase 83)       620 m
Aufmaß-Risiko             Planungsmenge, nicht geprüft

Material Listenpreis      __ EUR/m  (DATANORM, Stand __)
Rabattstufe               __ %
Kupferzuschlag            __ EUR/m  (Bezugsgröße __, Stand __,
                                     nach Lieferantenkondition)
------------------------------------------------------------
Montagezeit Katalog (KFE) __ min/m
Korrektur Betrieb         __ %      (Altbau, Kolonne 2)
Zeitansatz kalkuliert     __ min/m

Kostensatz Lohn           __ EUR/h
Zuschlag Gemeinkosten     __ %
------------------------------------------------------------
Selbstkosten inkl. GK     __ EUR/m  ← darunter sind die
                                     Vollkosten nicht gedeckt
Zuschlag Wagnis + Gewinn  __ %
Angebotspreis             __ EUR/m
------------------------------------------------------------
Variable Kosten je m      __ EUR/m
Deckungsbeitrag je m      __ EUR/m  (Angebotspreis minus
                                     variable Kosten)

Kläre für jede Zeile: Hast du den Wert ermittelt, steckt er bereits in einem anderen Wert, oder ist er für diese Position nicht relevant?

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