Warum die Kalkulation nicht beim Preis schiefgeht, sondern beim Import

Das Angebots-LV kommt als D83 herein, dein Angebot geht als D84 zurück — dazwischen liegen fünf Stellen, an denen im Elektrohandwerk regelmäßig Marge verschwindet. Keine davon fällt beim Angebot auf. Alle fallen später auf: beim Aufmaß, beim ersten Nachtrag oder in der Nachkalkulation. Dieser Artikel zeigt dir, welche fünf das sind und woran du merkst, dass du betroffen bist.

Wer sein LV auspreist, ohne die eigenen Zeitwerte und die eigene Preisuntergrenze zu kennen, kalkuliert nicht — er beantwortet nur die Preisvorstellung des Ausschreibenden.

Was in einer GAEB-Datei steht — und was nicht

GAEB ist ein Austauschformat, kein Kalkulationsprogramm. Es transportiert Struktur und Text, nicht dein Wissen über den eigenen Betrieb. Die Phasen, die dir im Alltag begegnen:

  • D81 — Leistungsbeschreibung, das LV ohne Preise
  • D83 — Angebotsaufforderung, die Datei, die du auspreist
  • D84 — dein Angebot zurück an den Ausschreibenden
  • D86 — Nebenangebot

Dazu drei Formatstände, die parallel im Umlauf sind: GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB XML. Wenn der Import hakt, liegt es meistens daran, dass Ausschreibender und Bieter unterschiedliche Stände fahren.

Was die Datei dir nicht liefert: Montagezeiten für deinen Betrieb, aktuelle Materialpreise deines Großhändlers, deine Gemeinkosten. Genau diese drei Größen entscheiden aber, ob der Auftrag Geld bringt.

Die fünf Stellen, an denen es teuer wird

  1. Positionen ungeprüft übernehmen. Mengen im LV sind Planungsmengen, keine Zusagen. Bedarfs- und Alternativpositionen gehen im Massenimport unter, unscharfe Leistungstexte werden mit dem günstigsten denkbaren Aufbau bepreist — und später wird der teurere verlangt. Jede Position, deren Text mehr als eine Ausführung zulässt, gehört markiert, bevor du auspreist.
  2. Montagezeiten aus dem Katalog statt aus dem Betrieb. Datensammlungen wie die Kalkulationshilfe für das Elektrohandwerk oder die ZVEH-Leistungsverzeichnisse liefern Normwerte — gedacht als Ausgangspunkt, nicht als Abbild deiner Baustelle. Kolonnenstärke, Anfahrt, Altbau gegen Neubau, Baustellenordnung: ⟨eure typische Abweichung zwischen Katalogzeit und Ist-Zeit, in Prozent⟩. Wer den Katalogwert ungeprüft übernimmt, verkauft systematisch zu billig oder verliert die Ausschreibung systematisch knapp.
  3. Materialpreise und Kupfer. DATANORM, Open Masterdata, IDS-Connect und UGL liefern Preise unterschiedlicher Aktualität und unterschiedlicher Rabattstufe. Kommt Leitungsmaterial in Menge vor, hängt der Preis zusätzlich an der DEL-Notiz. Wenn du den Kupferzuschlag nicht als eigene, mitlaufende Größe führst, kalkulierst du bei langer Bauzeit gegen einen Preis von gestern.
  4. Die Preisuntergrenze wurde nie ausgerechnet. Der Stundenverrechnungssatz aus der Schublade ist kein Kostensatz. Ohne Gemeinkosten, Wagnis und Gewinn im Zuschlag weißt du nicht, ab welchem Nachlass ein Auftrag nur noch Umsatz produziert. ⟨euer typischer Zuschlagssatz und Stundensatz als Beispielrechnung⟩.
  5. Die Urkalkulation ist nicht rekonstruierbar. Das fällt erst beim ersten Nachtrag auf. Nach VOB/B wird die Nachtragsvergütung aus der ursprünglichen Preisermittlung fortgeschrieben — über eine vergleichbare Position aus dem Hauptauftrag. Wer nur den Endpreis gespeichert hat und nicht dessen Bestandteile, kann diese Fortschreibung nicht prüffähig darstellen und verliert den Nachtrag nicht fachlich, sondern formal.

Wann Handwerkersoftware reicht — und wann nicht

Für den überwiegenden Teil der Betriebe ist eine etablierte Handwerkersoftware die richtige Antwort. Streit, Taifun, pds, Sander & Doll und vergleichbare Systeme haben die Schnittstellen sauber implementiert, pflegen die Kataloge und decken Angebot, Auftrag, Aufmaß und Rechnung in einem Fluss ab. Das selbst zu bauen wäre teurer und schlechter.

Die Grenzen liegen woanders — und sie zeigen sich immer gleich:

  • Du pflegst neben der Software eine Excel-Datei, in der die eigentliche Kalkulation passiert
  • Wiederkehrende LV-Strukturen werden bei jeder Ausschreibung erneut von Hand zugeordnet
  • Deine eigenen Zeitwerte existieren im Kopf des Kalkulators, nicht im System
  • Die Entscheidung, ob eine Ausschreibung überhaupt bearbeitet wird, trifft niemand mit Zahlen

Das sind keine Softwarefehler. Es sind Lücken zwischen Standardprodukt und Betrieb — und genau dort lohnt sich eine schlanke eigene Ergänzung, während das Kernsystem bleibt, wo es ist.

Beispiel: eine Position, vollständig durchgerechnet

Position 03.14.020 NYM-J 5x2,5 auf Kabelrinne verlegen
------------------------------------------------------------
LV-Menge (D83) 620 m
Aufmaß-Risiko Planungsmenge, nicht geprüft

Material Listenpreis __ EUR/m (DATANORM, Stand __)
Rabattstufe __ %
Kupferzuschlag DEL __ EUR/m (Notiz vom __)
------------------------------------------------------------
Montagezeit Katalog (KFE) __ min/m
Korrektur Betrieb __ % (Altbau, Kolonne 2)
Zeitansatz kalkuliert __ min/m

Kostensatz Lohn __ EUR/h
Zuschlag GK/W+G __ %
------------------------------------------------------------
Einheitspreis __ EUR/m
Preisuntergrenze __ EUR/m ← ab hier kein DB mehr

Wenn eine dieser Zeilen in deiner Kalkulation nicht existiert, ist sie nicht null — sie ist unbekannt.

Weiterlesen im Wissen-Hub

Warum Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand seltener an der Technik als an Prozess und Datenlage scheitern, steht in Warum Digitalisierung scheitert. Wenn du wissen willst, was eine eigene Ergänzung neben dem Standardsystem realistisch kostet: Was kostet Individualsoftware. Und wie KI-Agenten in produzierenden und ausführenden Betrieben heute eingesetzt werden, liest du in KI im produzierenden Gewerbe.