Was „eingestellt" tatsächlich bedeutet

Der Brief vom Hersteller klingt harmlos und die Formulierungen ähneln sich. Dahinter stecken aber vier sehr unterschiedliche Situationen, und sie geben dir unterschiedlich viel Zeit:

  • Keine neuen Funktionen mehr. Die Software läuft, wird aber nicht weiterentwickelt. Zeit: Jahre.
  • Kein Support und keine Sicherheitsupdates mehr. Die Software läuft weiter, aber jede neue Lücke bleibt offen. Zeit: Monate bis wenige Jahre, abhängig davon, wie exponiert das System steht.
  • Keine gesetzliche Anpassung mehr. Der Hersteller pflegt keine Formatänderungen mehr ein. Zeit: bis zur nächsten Frist, die dich betrifft.
  • Die Software hört auf zu funktionieren. Selten, aber real. Zeit: bis zum Stichtag, danach steht der Betrieb.
Der teuerste Fehler ist nicht, den falschen Nachfolger zu wählen. Er ist, in der ersten Woche nicht zu klären, ob du ohne den Hersteller an deine eigenen Daten kommst.

Was gerade tatsächlich passiert

Das ist kein hypothetisches Risiko. Vier Beispiele aus dem laufenden Jahr:

Bei einer Handwerkersoftware können ältere Versionen ohne Pflegevertrag laut Hinweis des Herstellers zum Wechsel 2026 seit dem 1. Januar 2026 keine neuen Angebote und Rechnungen mehr erstellen: die vierte Stufe, mitten im Tagesgeschäft. Ein Hersteller von Bau- und AVA-Software führt eine öffentliche Liste abgekündigter Versionen mit mehreren Stichtagen. Unter mancher Warenwirtschaft läuft eine Actian-Zen-Datenbank. Actian selbst nennt in seinen Lebenszyklus-Daten (Stand 2026) für Version 15 das Ende des regulären Supports zum 31. August 2026, der erweiterte Support läuft bis 2031. Ein Warenwirtschaftsanbieter setzt bei seinen Kunden ab dem 1. Januar 2027 Version 16 voraus, und mit Windows Server 2025 wird dort ausschließlich v16 unterstützt.

Und beim SQL Server 2016, auf dem in vielen Betrieben genau die Datenbank liegt, die niemand mehr auf dem Schirm hat, ist am 14. Juli 2026 der Support ausgelaufen. Sicherheitsupdates gibt es seitdem nur noch über das kostenpflichtige ESU-Programm: Laut ESU-FAQ von Microsoft (2026) liefert es bis zum 17. Juli 2029 als kritisch eingestufte Sicherheitsupdates und steht nur den Editionen Enterprise und Standard offen. Ohne ESU bekommst du keine Sicherheitsupdates mehr.

Das Muster ist immer dasselbe: Nicht die Anwendung selbst zwingt zum Handeln, sondern etwas darunter oder daneben.

Wie viel Zeit du wirklich hast

Rechne nicht ab dem Datum im Herstellerbrief, sondern ab dem frühesten dieser drei Zeitpunkte:

Erstens: Wann laufen Datenbank oder Betriebssystem aus, auf denen die Software aufsetzt? Diese Kette bricht meist zuerst.

Zweitens: Wann zwingt dich eine gesetzliche Änderung zu einer Anpassung, die der Hersteller nicht mehr liefert? Bei der E-Rechnung sind Empfang und Ausstellung auseinanderzuhalten. Den Empfang von E-Rechnungen müssen inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 sicherstellen. Diese Frist läuft also schon. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln: Bis Ende 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Wer mehr Umsatz hat, muss also ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Daneben darf ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllt, noch bis Ende 2027 verwendet werden; die jeweiligen Voraussetzungen und Zustimmungserfordernisse sind zu beachten. Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich für alle. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Umsätze von Kleinunternehmern (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026).

Drittens: Wann steht die nächste Prüfung oder Versicherungsfrage an? Prüfe dabei die Obliegenheiten deiner Police: Ob der Betrieb nach Supportende dort Anforderungen an den Patch-Stand auslöst, steht im Versicherungsvertrag, nicht im Herstellerdokument.

Der früheste dieser drei Termine ist dein echter Stichtag. In der Regel liegt er deutlich vor dem, den der Hersteller nennt.

Kommst du an deine Daten?

Diese Frage entscheidet über die Kosten jedes weiteren Schritts, und du kannst sie nur klären, solange der Hersteller noch antwortet. Vier Punkte, schriftlich:

  • In welchem Format kannst du Stammdaten, Belege und Historie vollständig exportieren?
  • Existiert eine dokumentierte Schnittstelle oder nur ein Export für den Steuerberater?
  • Wem gehören die Daten in der Datenbank, und wer hält die Lizenz für den Datenbankzugriff?
  • Wie lange bleibt dein Zugang bestehen, nachdem der Vertrag endet?

Antworten sichern, bevor der Support ausläuft. Danach werden sie teuer.

Die vier Alternativen, ehrlich sortiert

  • Nachfolgeversion desselben Herstellers. Der einfachste Weg, wenn es sie gibt und wenn deine Individualanpassungen mitkommen. Lass dir vor dem Angebot auflisten, welche Anpassungen im neuen Stand nachgezogen werden müssen. Fehlt diese Liste, ist der Aufwand unbekannt, nicht klein.
  • Wechsel zu einem anderen Standardprodukt. Sinnvoll, sobald Weg 1 ohnehin eine Neueinführung mit Datenmigration bedeutet. Dann fallen Prozessaufnahme, Migration und Schulung in beiden Fällen an. Und der Hersteller ist nicht mehr gesetzt.
  • Standard plus eigener Baustein. In den meisten Betrieben hält nicht das ganze System fest, sondern eine Funktion: die Kalkulationslogik, eine Großhandelsanbindung, ein Modul, das vor zehn Jahren jemand für dich gebaut hat. Für alles andere gibt es sauberen Standard. Diesen einen Teil abgegrenzt neu zu bauen bindet dich nicht wieder an eine Version. Lass dir diesen Weg und die Individualanpassung im neuen Herstellerstand mit demselben Leistungsumfang anbieten: Dann ist der Vergleich belastbar.
  • Weiterbetrieb als Brücke. Legal und technisch möglich, sinnvoll für einige Monate, wenn das System isoliert steht und keine Frist dagegen läuft. Prüfe, ob für die darunterliegende Datenbank oder das Betriebssystem ein ESU-Programm verfügbar ist. Das macht aus dem Weiterbetrieb einen terminierten Zwischenweg statt eines offenen Risikos. Als Dauerlösung verschiebt er nur die Rechnung.

Beispiel: Wie du in zwei Wochen zur Entscheidung kommst

Herstellerbrief erhalten am __.__.____

Stufe der Abkündigung?        → 1 / 2 / 3 / 4
Datenbank unter der Software  → Version __, Supportende __, ESU? __
Betriebssystem                → Version __, Supportende __, ESU? __
Nächste gesetzliche Frist     → __.__.____
------------------------------------------------
Echter Stichtag = frühestes Datum: __.__.____

Datenexport möglich?          → ja / nein / ungeklärt
Anpassungsliste vorhanden?    → ja / nein
Welche EINE Funktion hält     → ______________________
uns am alten System fest?

Die letzte Zeile ist die wichtigste. Solange sie leer bleibt, vergleichst du Gesamtsysteme. Sobald sie ausgefüllt ist, vergleichst du Aufwände, und das ist eine deutlich kleinere Frage.

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Wenn nicht die Software, sondern der Server unter ihr das Problem ist: Branchensoftware läuft nur auf Windows Server 2016. Warum solche Vorhaben seltener an der Technik scheitern als an Prozess und Datenlage, steht in Warum Digitalisierung scheitert.