Was "eingestellt" tatsächlich bedeutet

Der Brief vom Hersteller klingt harmlos und die Formulierungen ähneln sich. Dahinter stecken aber vier sehr unterschiedliche Situationen, und sie geben dir unterschiedlich viel Zeit:

  • Keine neuen Funktionen mehr. Die Software läuft, wird aber nicht weiterentwickelt. Zeit: Jahre.
  • Kein Support und keine Sicherheitsupdates mehr. Die Software läuft weiter, aber jede neue Lücke bleibt offen. Zeit: Monate bis wenige Jahre, abhängig davon, wie exponiert das System steht.
  • Keine gesetzliche Anpassung mehr. Der Hersteller pflegt keine Formatänderungen mehr ein. Zeit: bis zur nächsten Frist, die dich betrifft.
  • Die Software hört auf zu funktionieren. Selten, aber real. Zeit: bis zum Stichtag, danach steht der Betrieb.

Der teuerste Fehler ist nicht, den falschen Nachfolger zu wählen. Er ist, in der ersten Woche nicht zu klären, ob du ohne den Hersteller an deine eigenen Daten kommst.

Was gerade tatsächlich passiert

Das ist kein hypothetisches Risiko. Vier Beispiele aus dem laufenden Jahr:

Bei einer verbreiteten Handwerkersoftware konnten ältere Versionen ohne Pflegevertrag seit dem 1. Januar 2026 keine neuen Angebote und Rechnungen mehr erstellen — die vierte Stufe, mitten im Tagesgeschäft. Ein Hersteller von Bau- und AVA-Software führt eine öffentliche Liste abgekündigter Versionen mit Stichtagen im Monatsabstand. Unter mancher Warenwirtschaft läuft eine Actian Zen-Datenbank, deren Version 15 zum 31. Dezember 2026 aus dem Support fällt — und die aktuelle Serverversion unterstützt ohnehin nur noch v16. Und seit Mitte Juli 2026 gibt es keine Sicherheitsupdates mehr für SQL Server 2016, auf dem in vielen Betrieben genau die Datenbank liegt, die niemand mehr auf dem Schirm hat.

Das Muster ist immer dasselbe: Nicht die Anwendung selbst zwingt zum Handeln, sondern etwas darunter oder daneben.

Wie viel Zeit du wirklich hast

Rechne nicht ab dem Datum im Herstellerbrief, sondern ab dem frühesten dieser drei Zeitpunkte:

Wann laufen Datenbank oder Betriebssystem aus, auf denen die Software aufsetzt? Diese Kette bricht meist zuerst. Wann zwingt dich eine gesetzliche Änderung zu einer Anpassung, die der Hersteller nicht mehr liefert? Für inländische B2B-Rechnungen ist das der 1. Januar 2027 bei über 800.000 Euro Vorjahresumsatz und der 1. Januar 2028 für alle. Und wann steht die nächste Prüfung oder Versicherungsfrage an — der Betrieb eines Systems nach öffentlich bekanntem Supportende gilt als bewusst in Kauf genommenes Risiko.

Der früheste dieser drei Termine ist dein echter Stichtag. In der Regel liegt er deutlich vor dem, den der Hersteller nennt.

Kommst du an deine Daten?

Diese Frage entscheidet über die Kosten jedes weiteren Schritts, und du kannst sie nur klären, solange der Hersteller noch antwortet. Vier Punkte, schriftlich:

  1. In welchem Format kannst du Stammdaten, Belege und Historie vollständig exportieren?
  2. Existiert eine dokumentierte Schnittstelle oder nur ein Export für den Steuerberater?
  3. Wem gehören die Daten in der Datenbank, und wer hält die Lizenz für den Datenbankzugriff?
  4. Wie lange bleibt dein Zugang bestehen, nachdem der Vertrag endet?

Antworten sichern, bevor der Support ausläuft. Danach werden sie teuer.

Die vier Alternativen, ehrlich sortiert

  1. Nachfolgeversion desselben Herstellers. Der einfachste Weg — wenn es sie gibt und wenn eure Individualanpassungen mitkommen. Lass dir vor dem Angebot auflisten, welche Anpassungen im neuen Stand nachgezogen werden müssen. Fehlt diese Liste, ist der Aufwand unbekannt, nicht klein.
  2. Wechsel zu einem anderen Standardprodukt. Sinnvoll, sobald Weg 1 ohnehin eine Neueinführung mit Datenmigration bedeutet. Dann fallen Prozessaufnahme, Migration und Schulung in beiden Fällen an — und der Hersteller ist nicht mehr gesetzt.
  3. Standard plus eigener Baustein. In den meisten Betrieben hält nicht das ganze System fest, sondern eine Funktion: die Kalkulationslogik, eine Großhandelsanbindung, ein Modul, das vor zehn Jahren jemand für euch gebaut hat. Für alles andere gibt es sauberen Standard. Diesen einen Teil abgegrenzt neu zu bauen liegt bei ⟨eure Spanne für eine abgegrenzte Fachanwendung⟩ und bindet dich nicht wieder an eine Version.
  4. Weiterbetrieb als Brücke. Legal und technisch möglich, sinnvoll für einige Monate, wenn das System isoliert steht und keine Frist dagegen läuft. Als Dauerlösung verschiebt es nur die Rechnung.

Beispiel: Wie du in zwei Wochen zur Entscheidung kommst

Herstellerbrief erhalten am __.__.____

Stufe der Abkündigung? → 1 / 2 / 3 / 4
Datenbank unter der Software → Version __, Supportende __
Betriebssystem → Version __, Supportende __
Nächste gesetzliche Frist → __.__.____
------------------------------------------------
Echter Stichtag = frühestes Datum: __.__.____

Datenexport möglich? → ja / nein / ungeklärt
Anpassungsliste vorhanden? → ja / nein
Welche EINE Funktion hält → ______________________
uns am alten System fest?

Die letzte Zeile ist die wichtigste. Solange sie leer bleibt, vergleichst du Gesamtsysteme. Sobald sie ausgefüllt ist, vergleichst du Aufwände — und das ist eine deutlich kleinere Frage.

Weiterlesen im Wissen-Hub

Wenn nicht die Software, sondern der Server unter ihr das Problem ist: Branchensoftware läuft nur auf Windows Server 2016. Warum solche Vorhaben seltener an der Technik scheitern als an Prozess und Datenlage, steht in Warum Digitalisierung scheitert. Und was ein eigener Baustein neben dem Standardsystem realistisch kostet, liest du in Was kostet Individualsoftware.