Die Frage, die kein Freigabegespräch beantwortet

Seit dem 2. August 2026 gilt die KI-Verordnung im Grundsatz vollumfänglich. Laut der Bitkom-Erhebung unter 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten (2026) gehen vier von zehn davon aus, dass ihre Mitarbeitenden private KI-Tools für die Arbeit nutzen — nur gut ein Viertel stellt offiziellen Zugang bereit. Was in dieser Zahl nicht auftaucht, ist die Gruppe, die inzwischen deutlich mehr tut als Tools benutzen: Abteilungen, die damit lauffähige Anwendungen bauen. Für die gilt eine andere Rechtsfrage, und sie ist unangenehmer.

Die Anbieterrolle für das, was deine Fachabteilung baut, liegt ohnehin bei dir. Die Frage ist nur, ob du sie dokumentiert hältst oder nicht.

Anbieter oder Betreiber — hier entscheidet es sich

Die KI-Verordnung kennt zwei Hauptrollen mit sehr unterschiedlichem Pflichtenumfang. Anbieter ist nach Art. 3 Nr. 3, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt — ausdrücklich auch unentgeltlich. Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4, wer ein System in eigener Verantwortung verwendet.

Der entscheidende Halbsatz ist „in Betrieb nimmt". Er bedeutet: Du musst nichts verkaufen, um Anbieter zu sein. Wenn dein Controlling eine Anwendung baut und sie intern in Betrieb nimmt, ist dein Unternehmen Anbieter dieses Systems — nicht der Hersteller der Plattform, mit der gebaut wurde. Der liefert das Werkzeug, nicht das Ergebnis.

Drei Konstellationen, die im Mittelstand regelmäßig zusammenfallen:

  • Doppelrolle. Wer selbst entwickelt und selbst nutzt, vereint beide Rollen in einer Firma — mit den Anbieterpflichten obendrauf. Das ist der Normalfall bei Eigenentwicklung, nicht die Ausnahme.
  • Rollenwechsel nach Art. 25. Ein Betreiber wird zum Anbieter, wenn er ein Hochrisiko-System unter eigenem Namen in Verkehr bringt, es wesentlich verändert, oder die Zweckbestimmung eines Systems so ändert, dass es zum Hochrisiko-System wird. Der Wortlaut von Art. 25 macht klar, dass dafür keine Zeile eigener Code nötig ist.
  • Duldung zählt als Verwendung. Für KI-Systeme, die Mitarbeitende im Arbeitskontext nutzen, wird das Unternehmen als Betreiber angesehen, solange es die Nutzung nicht ausdrücklich untersagt hat. Wegsehen ist keine Rollenvermeidung.

Was seit dem 2. August gilt — und was der Digital Omnibus verschoben hat

Hier entsteht gerade die meiste Verwirrung, und sie ist teuer. Die Verordnung (EU) 2026/1744 trat am 27. Juli 2026 in Kraft, sechs Tage vor dem ursprünglichen Stichtag. Sie hat die Hochrisiko-Pflichten verschoben — Anhang III auf den 2. Dezember 2027, Anhang I auf den 2. August 2028. Wer daraus ableitet, es sei nichts passiert, liest falsch.

Unverändert anwendbar sind:

  • Art. 4 — KI-Kompetenz. Gilt seit Februar 2025 für Anbieter und Betreiber. Wer baut, muss nachweisen können, dass er weiß, was er tut. Ein Schulungsregister reicht als Einstieg.
  • Art. 50 — Transparenz. Seit dem 2. August 2026. Jeder Chatbot, Voice-Agent und jedes System, das Inhalte erzeugt, muss für Nutzer als KI erkennbar sein. Das trifft genau die Anwendungen, die Fachabteilungen am liebsten bauen.
  • Art. 6 Abs. 3 — Selbsteinstufung. Wer meint, sein System sei kein Hochrisiko-System, muss diese Bewertung dokumentieren. Die Einstufung verschwindet nicht, weil die Pflichten später greifen.

Der Aufschub verschafft dir also Zeit für die Konformitätsbewertung, nicht für die Bestandsaufnahme. Und die Bestandsaufnahme ist der Teil, der bei Eigenentwicklung ohnehin fehlt.

Was ein Freigabegespräch nicht fängt

Ein Freigabeprozess prüft eine Anwendung einmal, zum Zeitpunkt der Freigabe. Wir betreiben selbst 52 eigene Anwendungen und lassen automatische Prüfroutinen darüberlaufen. Ergebnis bisher: 708 Befunde, davon 99 in der Kategorie kritisch oder schwerwiegend, 27 seit mindestens drei aufeinanderfolgenden Durchläufen unbehoben. Vier davon, anonymisiert:

  • Eine interne Finanzanwendung, deren sämtliche Endpunkte mit Geschäftszahlen unauthentifiziert erreichbar waren, weil der Zugriffsschutz für anonyme Aufrufe auf „erlaubt" zurückfiel.
  • Ein Assistenz-Tool, dessen Schutz gegen schwache Signaturschlüssel nur warnte statt zu blockieren, sobald DEBUG=true gesetzt war.
  • Ein Projekt, in dem ein geheimer Auth-Schlüssel über die Build-Konfiguration in einen Frontend-Cache wanderte.
  • Ein Dienst, der über einen offenen Endpunkt OAuth-Client-Secrets unmaskiert zurückgab.

Wir bauen Software beruflich. Keiner dieser Fehler existierte am Tag der Freigabe; alle entstanden im laufenden Betrieb. Wenn du also entscheidest, ob deine Fachabteilungen bauen dürfen, ist das die relevante Vergleichsgröße — nicht die Frage, ob sie es können.

Wie du jetzt vorgehst

  1. Bestand aufnehmen. Liste jede selbstgebaute Anwendung mit vier Angaben: wer hat gebaut, welche Daten fließen hinein, wer ist zuständig, wann zuletzt geprüft. Ohne diese Liste ist jede weitere Pflicht unerfüllbar.
  2. Rolle je System bestimmen. Anbieter, Betreiber oder beides — pro Anwendung, nicht pro Unternehmen. Bei Eigenentwicklung für den Eigenbedarf lautet die Antwort in aller Regel: beides.
  3. Selbsteinstufung dokumentieren. Für jede Anwendung eine kurze schriftliche Begründung, warum sie nicht unter Anhang III fällt. Zwei Absätze genügen, aber sie müssen existieren.
  4. Transparenz umsetzen, wo Art. 50 greift. Alles, was mit Menschen kommuniziert oder Inhalte erzeugt, wird als KI gekennzeichnet. Das ist heute fällig, nicht 2027.
  5. Automatisch nachprüfen statt einmalig freigeben. Eine wöchentliche Prüfung auf offene Endpunkte, Zugangsdaten im Code und veraltete Abhängigkeiten fängt mehr als jedes Gremium.

Beispiel: Registereintrag für eine selbstgebaute Anwendung

Anwendung: Angebotsrechner Vertrieb
Gebaut von: Vertriebsinnendienst (2 Personen), seit 03/2026
Rolle nach KI-VO: Anbieter (Eigenentwicklung, interne Inbetriebnahme)
+ Betreiber (eigene Verwendung)
Daten: Kundenstammdaten, Preislisten — keine Personalentscheidung
Einstufung: kein Anhang-III-System (Art. 6 Abs. 3), Begründung: Anlage 1
Art. 50: nicht einschlägig (kein Dialogsystem, keine Inhaltserzeugung)
Art. 4: Schulungsnachweis für beide Ersteller vom 14.04.2026
Letzte Prüfung: 01.09.2026 — 2 Befunde mittel, 1 Lauf offen

Der Eintrag kostet zwanzig Minuten. Er ist der Unterschied zwischen einer Eigenentwicklung, die du verantworten kannst, und einer, von der du im Prüfungsfall zum ersten Mal hörst.

Dieser Beitrag ist eine fachliche Einordnung, keine Rechtsberatung. Die Rollenzuordnung im Einzelfall gehört anwaltlich geprüft.

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Den operativen Rahmen dazu — Rollen, Freigaben, Protokollierung — findest du in Governance-Rahmen für KI-generierte Anwendungen. Welche Pflichten aus der Verordnung sonst noch auf den Mittelstand zukommen, steht in EU AI Act: Was für den Mittelstand jetzt gilt. Und was das für deine persönliche Verantwortung bedeutet, erklärt KI-Compliance für Geschäftsführer.